Digitalizace státní správy běží, ale objem papíru na úřadech neklesá tak rychle, aby se obešel bez chytré fyzické archivace. Automatické skladovací systémy Modula dávají úřadům možnost mít tiskopisy, spisový materiál i historické dokumenty bezpečně uložené a zároveň okamžitě k dispozici.
Papír v éře eGovernmentu
Úřady i dnes musí dlouhodobě uchovávat spisy, formuláře a historické dokumenty podle archivační legislativy, často desítky let. I když roste podíl dat v informačních systémech, velká část organizací v ČR stále pracuje s vysokým objemem papírových dokumentů, což potvrzují i průzkumy z podnikové sféry. Papír tedy nezmizel – jen je nutné s ním pracovat efektivněji a bezpečněji.
Proč vertikální sklady nahrazují statické regály
Klasické kartotéky a regálové sklady zabírají velkou podlahovou plochu a nutí zaměstnance chodit po skladu, často po schodech nebo mezi regály, a dokumenty zdlouhavě vyhledávat. Vertikální skladovací technologie Modula přeměňují princip „člověk za zbožím“ na „zboží samo ke člověku“ – veškerý materiál se uskladuje s využitím celé výšky prostoru a automaticky se pro obsluhu vychystává do ergonomicky optimální výšky.
Modula SLIM a LIFT pro úřady
Modula SLIM je kompaktní vertikální zakladač se zastavěnou plochou od cca 3 m² a hloubkou jen 1,6 m, který dokáže ušetřit až 90% podlahové plochy i v malých archivech nebo kancelářských zázemích. Díky dynamickému řízení výšky polic neexistují pevné kroky – systém si „přepočítává“ optimální rozložení polic a prakticky eliminuje prázdný prostor mezi nimi, takže úřad neukládá „vzduch“.
Modula LIFT je robustní skladovací věž, která zvládá výšku až 16,1 m a nosnost polic až 990 kg, celkově až 80 000 kg na jedno zařízení. Toto řešení je ideální pro centrální archivy, spisové sklady nebo společná tiskopisová pracoviště, kde je potřeba obsloužit více agend z jednoho místa a přitom nezabrat další kancelářské plochy.
Propojení podlaží a kontrolovaný přístup
Vertikální sklady Modula mohou mít výdejní okna ve více podlažích, tudíž stejné skladovací zařízení obslouží několik kancelářských pater nebo kombinaci skladu v přízemí a kanceláří výše. To zjednodušuje logistiku dokumentů mezi odbory – zaměstnanci pracují se stejným zásobníkem formulářů nebo spisů, aniž by se museli přesouvat po budově.
Modula WMS poskytuje řízení zásob a přístupu – systém průběžně eviduje, co je na které polici, kdo kdy položku vyzvedl či vrátil, a umožňuje přístup omezit jen na oprávněné osoby. Pro úřady to znamená možnost např. zpřístupnit určité police jen konkrétním agendám nebo pracovníkům, logovat výdej tiskopisů a citlivých materiálů a snadno dohledat, kdo s nimi kdy manipuloval.
Bezpečnost, řízené prostředí a instalace mimo budovu
Na vertikální sklady Modula lze navázat specializované doplňky, jako je například protipožární systém založený na netoxickém aerosolovém hašení, certifikovaný podle mezinárodních norem. Pro archivaci citlivých či historických dokumentů jsou k dispozici také klimatizované varianty s řízením teploty a vlhkosti v plně izolované mísnosti, které udržují stabilní podmínky v definovaném rozmezí.
Díky uzavřenému opláštění a modulární konstrukci je možné vestavět zařízení Modula i do přístaveb, „věží“ vedle hlavní budovy nebo pod přístřešek – zařízení samo vytváří kontrolované prostředí uvnitř. Úřad tak může rozšířit archivní kapacitu i mimo stávající půdorys, bez náročné stavební přestavby a často bez zásahu do památkově chráněných interiérů.
